De un correo, el cliente ve antes la dirección que el texto. Si el presupuesto sale de "tuempresa@gmail.com", arranca con una desventaja que no arregla ninguna frase bien escrita; si sale de "presupuestos@tuempresa.es", esa misma oferta se lee de otra manera.
Un correo corporativo es un buzón que usa tu dominio, la dirección que has comprado para tu web: info@tuempresa.es en lugar de tuempresa@gmail.com. Montarlo no requiere ser informático. Con acceso al panel de tu dominio, lo dejas funcionando en un rato.
Por qué un correo con tu dominio da otra imagen
Hay dos razones. La primera es la imagen: un negocio que factura no debería recibir pedidos desde una cuenta de Gmail personal. El correo es lo primero que el cliente ve de ti, y esa primera impresión se forma antes de leer nada.
La segunda razón es más práctica y se le olvida a casi todo el mundo: la propiedad. Si tu correo es "tuempresa@gmail.com", depende de una cuenta personal. Si es "info@tuempresa.es", cuelga de tu dominio, que es tuyo. Cambias de proveedor, de técnico o de plataforma, y la dirección se queda contigo: el correo no se va con quien te montó la web.
Lo que necesitas antes de empezar
- El dominio es la dirección que la gente escribe para encontrarte en internet, como tuempresa.es. Si no lo tienes claro, o quieres saber qué supone tenerlo todo en orden, lo explico en el artículo sobre cuánto cuesta mantener una web.
- El panel del dominio es la web donde lo compraste o donde lo administras. Allí viven los ajustes de DNS, la agenda de direcciones de tu dominio: la que le dice a internet dónde está tu web y dónde se recoge tu correo.
- Y una hora tranquila, que casi toda se va en encontrar cada botón, no en entender nada.
La opción barata: el reenvío a tu Gmail
La vía rápida para tener correo con tu dominio no crea un buzón nuevo: hace que los mensajes que lleguen a "info@tuempresa.es" se pasen solos a tu Gmail. Se configura en el panel del dominio, tarda diez minutos y no cuesta dinero.
Vale para empezar, pero con límites. El reenvío solo recoge los mensajes que te mandan; cuando contestes, lo harás desde tu Gmail y el cliente verá que la respuesta sale de "tuempresa@gmail.com": has vuelto a la casilla de salida. Además, estos reenvíos a veces caen en el spam o dejan de funcionar sin avisar, y nadie se entera hasta que un cliente pregunta por qué no le has contestado.
Mi opinión, sin rodeos: el reenvío es un parche. Sirve para tener el correo visible mientras decides; como correo de trabajo del día a día, se queda corto.
La opción seria: un buzón de verdad
Aquí el correo corporativo deja de ser un disfraz. Tienes un buzón real, con su almacenamiento, su calendario, su dirección de salida y su capacidad de no acabar en spam. Es lo que usan las empresas que dependen del correo, y lo usan también autónomos y negocios pequeños.
| Opción | Modelo | Para quién |
|---|---|---|
| Reenvío a tu Gmail | Gratis | Mientras decides, como parche temporal |
| Zoho Mail | Plan gratuito con límites | Autónomo que empieza o quiere probar |
| Google Workspace | Suscripción mensual por usuario | Negocio que manda presupuestos y facturas |
No te pongo cifras a propósito: los precios de estos planes cambian cada poco y lo que leas hoy quedaría viejo en nada. La fuente que está siempre al día es la página oficial de precios de Google Workspace y de Zoho Mail. Lo que no cambia es el modelo: el reenvío no cuesta dinero, Zoho tiene un plan gratuito con tu dominio (hasta cinco buzones) y Google Workspace se paga por usuario y por mes.
Para un negocio que manda presupuestos, facturas o confirmaciones de cita, mi recomendación es el buzón de pago. El plan gratis de Zoho está muy bien para probar, o para un autónomo que empieza, con un matiz: se gestiona desde la web o la app de Zoho, porque no admite conectar el buzón a Outlook ni a la aplicación de correo del móvil. Si el correo es una herramienta de trabajo, prefiero pagar por un servicio sin esos límites antes que depender de un plan gratuito.
Los registros DNS, sin tecnicismos
Cuando contratas el buzón, el proveedor te entrega una lista de valores para configurar. Se llaman registros DNS y suenan a chino; en la práctica son copiar y pegar en el panel del dominio.
Dos grupos importan de verdad. Los registros MX dicen dónde se recoge el correo de tu dominio: si están mal o no existen, los mensajes que te manden rebotan. Los SPF y DKIM son la firma de tu dominio: dicen que el correo sale de tu empresa y no de un suplantador. Sin ellos, tus correos acaban en spam y cualquiera puede mandar mensajes "desde" tu dirección, una de las estafas más habituales por correo que la guía de INCIBE explica sin tecnicismos. Si sospechas que algo así ya te ha pasado, las señales y los primeros pasos están en el artículo sobre webs hackeadas.
No hace falta entenderlos a fondo: se trata de meter los valores que te da el proveedor, guardar y esperar unas horas a que el cambio se note en toda internet.
No es raro ver agencias que cobran un "servicio premium de configuración de correo" por exactamente esto: copiar y pegar unos valores. Vale que te lo hagan si no te apetece tocarlo. Pero sepas que es un trabajo de veinte minutos.
Haz la prueba: tu dominio, ¿tiene correo?
Entra en mxtoolbox.com, pega tu dominio en el campo de búsqueda y pulsa intro. Por defecto hace la consulta MX, que es la que te interesa. Si aparece una línea con un servidor de correo, tu dominio tiene correo configurado. Si el resultado dice que no hay registros MX, nadie está recogiendo el correo de tu dominio: todo lo que manden a "info@tuempresa.es" se pierde sin llegar a nadie.
Segunda comprobación, sin salir de tu web: mira el correo que aparece en la página de contacto. Si es un Gmail o un Hotmail, ya sabes por dónde empezar.
Los errores que veo más a menudo
El reenvío dejado como solución definitiva: un día te enteras de que el correo de la web no llega a nadie desde hace meses. El buzón nuevo estrenado sin SPF ni DKIM: los presupuestos caen en el spam y el cliente te dice que no le ha llegado nada. Y el de casi todos: el Gmail personal para todo durante años, hasta que el negocio crece y hay que mudar el historial en plena faena.
Los tres tienen el mismo origen: tratar el correo como un trámite en vez de como una herramienta de trabajo. Un trámite se deja a medias. Una herramienta se configura bien la primera vez.
El correo es la puerta por la que entran los clientes: el presupuesto, la confirmación de cita, la queja que todavía puedes arreglar. Tener esa puerta a tu nombre, con tu dominio delante, se nota el primer día. Y no se va con quien te montó la web.